Rechnungen: erstellen, versenden und Zahlungseingänge erfassen
Das Rechnungen-Modul (Teil der Buchhaltung) verwaltet Entwürfe, Versand und Zahlungsstatus deiner Ausgangsrechnungen — inklusive wiederverwendbarer Vorlagen, eines Produktkatalogs und AT/DE-konformer Einstellungen.
- Du bist angemeldet und deine Organisation hat „Rechnungen“ (Teil des Buchhaltungs-Moduls) aktiviert.
- Für den Versand: entweder das Kontingent des Project-Manager-Absenders oder ein eigener, getesteter SMTP-Server unter Einstellungen → E-Mail.
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Rechnungen filtern und Kennzahlen im Blick behalten
Die Reiter Alle, Entwurf, Versendet, Bezahlt und Überfällig filtern die Liste und zeigen die jeweilige Anzahl. Darüber liegen vier Kacheln mit Summen für Offen, Überfällig, Bezahlt (inkl. Veränderung zum Vormonat) und Entwurf. Das Suchfeld filtert zusätzlich nach Kunde/Rechnungsnummer, der Download-Button daneben exportiert die aktuell gefilterte Liste als CSV.
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Neue Rechnung anlegen
„Neue Rechnung“ öffnet ein leeres Formular oder — über eine Vorlage — ein vorausgefülltes. Eine neu angelegte Rechnung ist immer ein Entwurf ohne feste Rechnungsnummer (Anzeige „ausstehend“); die Nummer nach dem hinterlegten Format wird erst beim Versenden endgültig vergeben.
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Positionen aus Zeiterfassung importieren
Im Bearbeiten-Modus einer Rechnung holt „Aus Zeiterfassung importieren“ abrechenbare Zeiteinträge eines Projekts als Rechnungspositionen. Rechnungen mit solchen Positionen lassen sich später nicht mehr duplizieren — das verhindert versehentliche Doppelabrechnung derselben Zeiten.
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Rechnung versenden
Der Senden-Button ist deaktiviert, solange keine Kunden-E-Mail hinterlegt ist. Bei einem Entwurf heißt die Aktion „Senden“, bei bereits versendeten Rechnungen „Erneut senden“. Fehlt das Leistungsdatum, warnt ein Hinweis (§ 11 UStG) noch im Bearbeiten-Formular, bevor du versendest.
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Zahlung erfassen oder schnell als bezahlt markieren
In der Liste markiert das Häkchen-Symbol in den Zeilen-Aktionen eine Rechnung sofort als bezahlt. In der Detailansicht öffnet „Als bezahlt markieren“ stattdessen ein Formular für Betrag, Zahlungsdatum, Referenz und Notiz — darüber lassen sich auch Teilzahlungen erfassen. Einzelne Zahlungen kannst du dort mit Grund stornieren; der Eintrag bleibt als stornierte Zahlung sichtbar.
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Vorlagen für wiederkehrende Kunden nutzen
Das Vorlagen-Symbol (Dokument-Icon) in der Toolbar öffnet gespeicherte Rechnungsvorlagen mit Kundendaten, Steuersatz, Zahlungsziel und Standardpositionen. „Neue Rechnung“ auf einer Vorlage übernimmt alle Angaben in einen neuen Entwurf; der Stern markiert eine Vorlage als Standard.
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Produktkatalog pflegen
Das Einkaufstaschen-Symbol öffnet den Produktkatalog: wiederverwendbare Positionen mit Name, Beschreibung, Kategorie, Einzelpreis, Einheit und Steuersatz, die du beim Erstellen einer Rechnung als Position übernehmen kannst, statt sie jedes Mal neu einzutippen.
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Einstellungen: Unternehmen, E-Mail und Standards
Das Zahnrad-Symbol öffnet die Rechnungseinstellungen mit drei Unter-Tabs. „Unternehmen“ verwaltet Logo (mit Sichtbarkeits-Schalter fürs PDF), Lieferantendaten (Adresse, UID, Steuernummer, IBAN/BIC, Kontoinhaber) und die PDF-Druckvorlage (Classic/Modern/Minimal). „E-Mail“ legt die Versandart fest — Project-Manager-Absender mit Monatslimit oder eigener SMTP-Server (mit Verbindungstest) — sowie Betreff/Text der Versand-E-Mail. „Standards“ setzt Steuersatz, Zahlungsziel, Währung, Sprache, das Rechnungsnummernformat (z. B. RE-{JJJJ}-{NNNN}) und Standard-Notizen für neue Rechnungen.
Rechnungsnummer steht erst nach dem Versand fest
Ein Entwurf zeigt keine echte Nummer, sondern „ausstehend“. Erst beim ersten Versenden vergibt das System die fortlaufende Nummer nach dem hinterlegten Format — danach ist sie fix.
Duplizieren funktioniert nicht bei importierten Zeiten
Sobald eine Rechnung Positionen enthält, die aus der Zeiterfassung importiert wurden, ist „Duplizieren“ gesperrt. Das soll verhindern, dass dieselben Zeiteinträge versehentlich zweimal abgerechnet werden.
Versenden ohne Kunden-E-Mail ist nicht möglich
Fehlt bei der Rechnung eine Kunden-E-Mail-Adresse, ist der Senden/Erneut-senden-Button deaktiviert (Tooltip erklärt den Grund). Die E-Mail muss vorher im Formular ergänzt werden.
Eigener SMTP-Versand muss erst getestet werden
Beim Umschalten auf „Eigener SMTP-Server“ solltest du zwingend „Verbindung testen“ nutzen, bevor du produktiv Rechnungen darüber verschickst — sonst bemerkst du fehlerhafte Zugangsdaten erst beim tatsächlichen Versand. Der Project-Manager-Absender hat zudem ein Monats-Limit an Rechnungs-E-Mails.
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