Planung: Team-Kapazität pro Woche einteilen und Auslastung im Blick behalten
Das Planung-Modul zeigt, wie viele Stunden dein Team in einer bestimmten Woche verplant hat — pro Person, pro Tag oder als Heatmap — und wie du Aufgaben gezielt auf freie Kapazität legst. Anders als Sprints (mehrwöchige Ziele) oder Kalender (Termine) dreht sich hier alles um Wochenstunden und Auslastung.
- Du bist angemeldet und deine Organisation hat das Modul „Planung“ aktiviert (Pro/Enterprise-Plan).
- Mitglieder brauchen eine hinterlegte Wochenkapazität (Stunden/Woche), damit eine Auslastung berechnet werden kann.
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Zwischen Insights und Zeitplan wechseln
Oben im Modul gibt es zwei Reiter: „Insights“ (Standardansicht, Auslastungs-Kennzahlen und Diagramme) und „Zeitplan“ (die eigentliche Wochenansicht mit Personen und Aufgaben). Die Wochennavigation (Pfeile links/rechts, „Heute“-Button) und der Kategorie-Filter gelten für beide Reiter gemeinsam.
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Zwischen den drei Zeitplan-Ansichten wählen
Im Reiter „Zeitplan“ schaltest du oben rechts zwischen Timeline (Aufgaben als Balken über die Wochentage verteilt), Zellen (jeder Wochentag als eigene Spalte mit Aufgaben und Stunden pro Tag) und Heat (kompakte Auslastungs-Heatmap pro Person und Tag in Prozent) um.
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Eine Aufgabe der Woche zuweisen
Der Button „Zuweisen“ oben rechts öffnet ein Formular mit zwei Modi: eine bestehende Aufgabe suchen und einplanen, oder direkt eine neue Aufgabe anlegen. In beiden Fällen legst du eine oder mehrere zuständige Personen, die Wochentage (Standard Mo–Fr) und die Stunden pro Tag fest — daraus berechnet sich automatisch die geschätzte Gesamtstundenzahl der Aufgabe.
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Kapazität und Abwesenheit pro Person pflegen
Klick auf eine Person öffnet ein Detail-Popup: Dort passt du die Wochenkapazität in 4-Stunden-Schritten an (Button „Speichern“ übernimmt den Wert dauerhaft über die API) und markierst einzelne Wochentage als „Abwesend“ — das reduziert die effektive Kapazität für diese Woche, ohne die hinterlegte Standardkapazität zu verändern. Darunter listet das Popup alle Aufgaben der Person in dieser Woche.
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Dringende, nicht eingeplante Aufgaben abarbeiten
Unter der Zeitplan-Ansicht erscheint bei Bedarf ein Bereich „Dringend & nicht zugewiesen“: Aufgaben mit hoher/kritischer Priorität ohne Zuständige oder ohne Wochenzuordnung. Ein Klick öffnet direkt das Zuweisen-Formular mit vorausgefüllter Aufgabe.
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Auslastung im Insights-Reiter auswerten
Die vier Kennzahlkacheln zeigen Team-Auslastung (Ring-Diagramm in Prozent plus gebuchte/verfügbare Stunden), Anzahl überlasteter Personen, Anzahl unterausgelasteter Personen und Anzahl unplanmäßiger Aufgaben. Darunter vergleicht ein Balkendiagramm Soll- gegen Ist-Auslastung je Person, und ein Forecast-Chart zeigt die durchschnittliche Auslastung der nächsten fünf Kalenderwochen basierend auf den letzten Wochen.
Kapazitätsänderungen sind erst nach „Speichern“ dauerhaft
Die Plus/Minus-Buttons im Personen-Popup ändern die Wochenkapazität zunächst nur lokal in der Ansicht. Erst ein Klick auf „Speichern“ unter dem Balken schreibt den neuen Wert über die API fest — ohne diesen Klick geht die Änderung beim Schließen des Popups verloren.
Abwesenheit ist rein clientseitig für die aktuelle Sitzung
Als „Abwesend“ markierte Wochentage reduzieren nur die angezeigte effektive Kapazität in der aktuellen Ansicht — es gibt dafür keinen sichtbaren Speichern-Mechanismus, die Markierung ist also flüchtig und nicht Teil der Wochenkapazität, die in der API landet.
Nur Wochentage, keine Wochenenden
Timeline-, Zellen- und Heat-Ansicht rechnen konsequent mit einer 5-Tage-Woche (Mo–Fr); Samstag und Sonntag werden in allen drei Ansichten ausgegraut und fließen nicht in Kapazität oder Auslastung ein.
Ohne hinterlegte Kapazität keine sinnvolle Prozentanzeige
Ist für eine Person keine Wochenkapazität gesetzt, rechnet die Auslastung effektiv mit 0 Stunden Kapazität — die Prozentanzeige wird dann bedeutungslos bzw. bleibt auf 0, obwohl Aufgaben zugewiesen sein können.
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