Dateien: Ordner anlegen, hochladen und Rechnungs-Posteingang einrichten

Das Dateien-Modul ist ein org-weiter Dateispeicher mit Ordnerstruktur, Rollen-Sichtbarkeit, Tags und einem automatischen Rechnungs-Posteingang für die Buchhaltung.

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   Schnellzugriff, Ordnerbaum und Speicherplatz

   Links siehst du drei feste Schnellzugriffe — Recent (alle Dateien, egal in welchem Ordner), Starred (markierte Dateien und Ordner) und Trash — darunter den Ordnerbaum und ganz unten die Speicherplatz-Anzeige mit aktuellem Tarif. Der Speicherbalken zeigt genutzte vs. verfügbare GB, das Limit richtet sich nach dem Organisations-Tarif.

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   Ordner anlegen und Sichtbarkeit einschränken

   Nur Admin/Owner sehen den Button „+ New“ (Sidebar) bzw. „New folder“ (Header). Im Dialog wählst du unter „Sichtbar für“ zwischen „Alle Mitglieder“ und „Bestimmte Rollen“ — Owner und Admin sehen unabhängig davon immer alle Ordner. Ohne eigene Rollen (angelegt unter Organisation → Mitglieder) ist die Einschränkung deaktiviert.

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   Rechnungs-Posteingang aktivieren

   Im selben Dialog gibt es die Checkbox „Rechnungs-Posteingang“ (nicht offensichtlich, weil sie unauffällig unten im Formular sitzt): Dateien, die in diesen Ordner hochgeladen werden, werden automatisch per KI analysiert und als Beleg in der Buchhaltung angelegt. Praktisch für einen Ordner, in den z. B. eingescannte Rechnungen oder Belege abgelegt werden.

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   Dateien taggen und filtern

   Über das Kontextmenü (⋯) einer Datei lässt sich ein Tag setzen (Vertrag, Orga, Finanzen, Marketing, HR, Recht, Projekt, Sonstiges). Der Filter „Tags“ in der Toolbar blendet die Liste auf ausgewählte Tags ein; mehrere Tags lassen sich gleichzeitig aktivieren.

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   Dateien hochladen

   Klick auf „Upload“ öffnet den Dateidialog, alternativ Dateien direkt per Drag & Drop aus dem Betriebssystem in den Bereich ziehen — der Zielordner ist der aktuell geöffnete Ordner. Mehrfachauswahl ist möglich, der Upload läuft Datei für Datei; bricht eine Datei ab (z. B. Speicherlimit erreicht), stoppt der gesamte Vorgang und zeigt einen Fehler-Toast.

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   Dateien verschieben, per Vorschau öffnen, sternmarkieren

   Eine Datei per Drag & Drop auf einen Ordner im Baum verschiebt sie dorthin. Klick auf eine Zeile öffnet die Vorschau (Bilder/PDF inline, andere Typen als Download-Hinweis). Der Stern im Kontextmenü markiert Dateien und Ordner als „Starred“ für den Schnellzugriff.

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   Details, Download und Link teilen

   Das Kontextmenü-Icon „Details“ öffnet die rechte Sidebar mit Typ, Größe, Upload-Datum und Tag. „Share“ kopiert nur einen internen App-Link (Organisation + Ordner + Datei-ID) in die Zwischenablage — kein öffentlicher Link. Nur Personen mit Zugriff auf dieselbe Organisation können ihn öffnen.

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   Papierkorb: Löschen ist zweistufig

   „Delete“ im Kontextmenü verschiebt eine Datei zunächst in den Papierkorb (Quick-Access „Trash“). Erst dort steht „Delete permanently“ zur Verfügung, um sie endgültig zu entfernen; „Restore“ legt sie zurück in ihren ursprünglichen Ordner.

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   Mehrere Dateien gleichzeitig bearbeiten

   Aktivierst du eine Mehrfachauswahl (Checkboxen in der Listenansicht), ersetzt eine Aktionsleiste die Breadcrumb-Navigation oben; von dort lassen sich mehrere Dateien in einem Schritt löschen bzw. aus dem Papierkorb entfernen.