CRM: Leads verwalten, Pipeline pflegen und Automationen einrichten
Das CRM-Modul bündelt Vertriebspipeline, Kundenliste und Automationen an einem Ort. Verschiebe Leads per Drag-and-drop durch die Stages, pflege Aktivitäten und lass wiederkehrende Follow-ups automatisch anlegen.
- Du bist angemeldet und deine Organisation hat das Modul „CRM“ aktiviert (Pro- oder Enterprise-Plan).
- Zum Bearbeiten von Automationen brauchst du die Rolle Owner oder Admin.
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Die drei Reiter: CRM, Kunden, Netzwerk
Oben im Modul liegen drei getrennte Bereiche. „CRM“ ist die Verkaufspipeline mit allen Leads nach Stage. „Kunden“ zeigt dieselben Kontakte als sortierbare Tabelle über alle Stages hinweg. „Netzwerk“ ist eine komplett eigenständige Kontaktdatenbank für Freelancer, Partner, Dienstleister und Agenturen — sie hat nichts mit der Lead-Pipeline zu tun, teilt sich nur die Navigation.
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Board oder Liste, filtern und suchen
Rechts oben schaltest du zwischen Kanban-Board (Spalten je Stage) und Listenansicht um. Das Filter-Icon öffnet Stage-, Quelle-, Zuständigkeits- und Tag-Filter; das Suchfeld durchsucht Firma, Kontaktname und E-Mail. Alle Filter landen in der URL, ein Link ist also mit dem aktuellen Filterzustand teilbar.
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Neuen Lead anlegen
„Neuer Lead“ öffnet ein Formular mit Live-Suche nach bereits bestehenden Kontakten — wählst du einen aus, werden Firma, Ansprechpartner und Umsatzwerte automatisch übernommen. Pflichtfelder sind Firmenname und Stage; Umsatztyp (einmalig, wöchentlich, monatlich, jährlich) bestimmt, welches Suffix später bei Beträgen angezeigt wird.
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Leads durch die Pipeline ziehen
Im Kanban-Board ziehst du eine Lead-Karte einfach in eine andere Spalte, um die Stage zu ändern — es gibt keinen Speichern-Button, die Änderung ist sofort aktiv. Während du eine Karte ziehst, erscheint unten am Bildschirmrand zusätzlich eine Leiste mit den Team-Avataren: lässt du die Karte dort auf einer Person fallen, wird der Lead dieser Person zugewiesen, statt die Stage zu ändern.
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Lead-Detail: Aktivitäten und verknüpfte Projekte
Ein Klick auf eine Karte öffnet die Detailseite mit Aktivitäts-Feed (Notiz, Anruf, E-Mail, Meeting — Stage-Wechsel werden automatisch protokolliert) und dem Panel „Verknüpfte Projekte“, über das du den Lead mit einem bestehenden Projekt verbindest. Oben rechts kannst du den Lead als Datei exportieren oder löschen.
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Einstellungen: Stages anpassen
Das Zahnrad-Icon öffnet die CRM-Einstellungen mit zwei Tabs. Im Tab „Stages“ legst du eigene Pipeline-Spalten an, benennst sie um, änderst die Farbe, sortierst sie per Pfeil-Buttons und trägst optional eine Gewinnwahrscheinlichkeit in Prozent je Stage ein — diese wird nur gespeichert und dient als Grundlage für spätere Auswertungen, beeinflusst die Anzeige aktuell aber nicht.
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Einstellungen: Webhooks (Integrationen)
Der Tab „Integrationen“ ist der unauffälligste, aber mächtigste Teil des Moduls. Eingehend: Eine feste Endpunkt-URL plus Secret, mit der externe Formulare oder Tools per POST-Request automatisch neue Leads anlegen können — das Secret wird beim Öffnen des Dialogs standardmäßig im Klartext angezeigt und lässt sich per Klick rotieren (macht alte Secrets sofort ungültig). Ausgehend: Eine von dir hinterlegte Webhook-URL, an die bei Lead-Ereignissen ein signiertes JSON-Payload gesendet wird (HMAC-SHA256 über den Header X-Webhook-Signature) — „Mehr erfahren“ klappt bei beiden Richtungen das exakte Anfrage-/Antwortformat inklusive Beispiel-Payload auf.
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CSV-Import und -Export
Die beiden Icons neben dem Zahnrad importieren bzw. exportieren die komplette Lead-Liste als CSV. Der Export läuft direkt über einen Download-Link, der Import öffnet einen Dialog mit Spalten-Zuordnung.
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Automationen einrichten
Das Blitz-Icon führt zu „CRM-Automationen“ (eigene Seite, nicht Teil des Einstellungs-Dialogs). Eine Regel besteht aus einem Trigger — Stage-Wechsel zu einer bestimmten Stage, oder X Tage ohne Aktivität — und einer Aktion — automatisch einen Task anlegen (mit Fälligkeit in Tagen) oder einen Tag setzen. Jede Regel zeigt, wie oft und wann sie zuletzt ausgelöst hat. Nur Owner und Admin sehen die Bearbeitungsfunktionen; andere Rollen sehen die Liste nur lesend mit einem entsprechenden Hinweis.
„Netzwerk“ ist keine Lead-Quelle
Der Netzwerk-Tab wirkt wie ein Teil der Pipeline, ist aber ein eigenständiges Verzeichnis für Freelancer, Partner und Dienstleister. Einträge dort werden nicht zu CRM-Leads und tauchen in keiner Pipeline-Auswertung auf.
Reassign-Leiste nur während des Ziehens sichtbar
Die Avatar-Leiste zum Umverteilen eines Leads per Drag-and-drop erscheint ausschließlich, solange eine Karte aktiv gezogen wird. Ohne aktiven Drag gibt es keinen sichtbaren Button, um einen Lead direkt in der Kanban-Ansicht neu zuzuweisen — dafür in die Detailseite wechseln.
Eingehendes Webhook-Secret liegt standardmäßig offen
Beim Öffnen des Integrations-Tabs wird das Secret für eingehende Leads automatisch im Klartext angezeigt statt maskiert. Bei geteilten Bildschirmen oder Screenshots vorher rotieren oder ausblenden.
Automationen laufen nur mit passender Rolle
Ist die eigene Rolle weder Owner noch Admin, lassen sich bestehende Regeln zwar einsehen, aber weder erstellen, bearbeiten, aktivieren/deaktivieren noch löschen.
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