Budgeting: Projektbudgets, Team-Raten, Retainer und Forecast
Das Budgeting-Modul bündelt sechs Unter-Reiter — Budgeting (Übersicht), Team-Raten, Retainer, Profitabilität, Ausgaben und Forecast. Hier siehst du, wie weit Projekte im Budget liegen, was dein Team kostet und wann ein Budget aufgebraucht ist.
- Du bist angemeldet und deine Organisation hat das Modul „Budgeting“ aktiviert.
- Für Team-Raten, Profitabilität und den Umsatz-Ausblick im Forecast brauchst du die Rolle Owner oder Admin.
- Ein Projekt braucht ein konfiguriertes Budget, damit es in Übersicht, Retainer oder Forecast mit Werten auftaucht — Budgets legst du im jeweiligen Projekt an, nicht im Budgeting-Modul selbst.
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Die sechs Reiter im Überblick
Oben im Modul wechselst du zwischen sechs Reitern: Der erste Reiter trägt verwirrenderweise denselben Namen wie das Modul selbst („Budgeting“) und zeigt die Projektübersicht; danach folgen Team-Raten, Retainer, Profitabilität, Ausgaben und Forecast. Die Auswahl landet als ?tab=... in der URL, du kannst also einen Reiter direkt verlinken.
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Projektübersicht (erster Reiter)
Die Tabelle zeigt jedes Projekt mit Budget-Typ-Badge (Festpreis, Stunden, T&M, Intern, Retainer), einem Verbrauchsbalken (erfasste Stunden oder Betrag gegen das Limit) und einer Ampel: grün „Im Budget“, gelb „Warnung“, rot „Überzogen“, blau „Kein Limit“ (Tracking ohne Deckel) oder grau „Kein Budget“. Projekte ohne Budget zeigen nur die erfassten Stunden, falls vorhanden.
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Team-Raten pflegen (nur Owner/Admin)
Der Reiter „Team-Raten“ ist komplett gesperrt, wenn du nicht Owner oder Admin bist — du siehst dann nur einen Hinweis statt der Tabelle. Pro Mitglied trägst du Rollen-Label, Cost Rate (interner Stundensatz, nie für normale Mitglieder sichtbar), Bill Rate (Kundensatz) und Währung ein. Diese Raten sind die Grundlage für Profitabilität und die Umsatzhochrechnung im Forecast — ohne hinterlegte Bill Rate bleibt die Margenberechnung leer.
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Retainer im Blick behalten
Der Reiter „Retainer“ listet nur Projekte, deren Budget-Typ im Projekt auf „Retainer“ gesetzt wurde. Angezeigt werden Kontingent, Verbrauch in der laufenden Periode, nächstes Reset-Datum (falls monatlicher Reset aktiviert ist) und Status. Ein frisch angelegter Retainer steht auf „Entwurf“ und zählt noch nicht mit — ein gelber Warnhinweis „Entwurf — im Projekt öffnen und aktivieren“ verlinkt direkt zum Projekt.
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Profitabilität auswerten (nur Owner/Admin)
Zeigt pro Projekt abgerechnete Stunden, Umsatz (Bill Rate × Stunden), Kosten (Cost Rate × Stunden), Marge in Euro und Prozent, plus eine Summenzeile über alle Projekte. Ohne hinterlegte Raten im Team-Raten-Tab bleibt die Liste leer — der Hinweistext macht genau darauf aufmerksam.
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Ausgaben erfassen
Über „Ausgabe erfassen“ öffnest du ein Formular mit Beschreibung, Betrag, Datum, optionalem Projekt-Bezug, Aufschlag in Prozent (Weiterverrechnung an den Kunden) und einer Checkbox „Abrechenbar“. Gespeicherte Ausgaben lassen sich per Papierkorb-Icon löschen, das erst beim Hovern über die Zeile erscheint.
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Forecast und What-If nutzen
Der Forecast-Reiter zeigt pro Projekt die Burn-Rate (Ø Stunden/Woche der letzten 8 Wochen), einen Trendpfeil, eine Mini-Sparkline und — sofern ein Stundenbudget existiert — eine Ampel-Badge mit „Noch ~X Wo.“ bis zur Erschöpfung. Oben stehen die Org-Kapazität (Teamgröße × Stunden/Woche), die Auslastung und, nur für Owner/Admin, der hochgerechnete Umsatz pro Woche. Im What-If-Panel darunter simulierst du eine zusätzliche oder reduzierte Wochenstundenzahl für ein Projekt und siehst sofort das neue Erschöpfungsdatum.
Budgets werden im Projekt angelegt, nicht im Budgeting-Modul
Es gibt hier keinen „Budget erstellen“-Button. Den Budget-Typ, das Limit und die Retainer-Einstellungen konfigurierst du im jeweiligen Projekt selbst; das Budgeting-Modul aggregiert nur die Werte aus allen Projekten.
Retainer im Entwurfsstatus zählen nicht
Ein Retainer-Budget muss im Projekt aktiviert werden, bevor Verbrauch, Reset-Datum und Ampel-Status im Retainer-Tab sinnvoll erscheinen. Im Entwurfsstatus siehst du nur den gelben Hinweis-Link zum Projekt.
Cost Rate ist strikt Owner/Admin — Bill Rate nicht zwingend
Der gesamte Team-Raten-Tab (inklusive Bill Rate) ist für normale Mitglieder komplett gesperrt, nicht nur die Cost-Rate-Spalte. Profitabilität und der Umsatz-Teil im Forecast sind aus demselben Grund ebenfalls Owner/Admin vorbehalten.
Ohne Rate keine Marge
Fehlt für ein Mitglied die Bill Rate, fließen dessen Stunden zwar in Stunden-Auswertungen ein, aber nicht in die Umsatz- und Margenberechnung auf dem Profitabilitäts-Reiter.
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