Buchhaltung: Belege per KI scannen, Rechnungen und Steuerprofil verwalten
Das Buchhaltungs-Modul bündelt drei Reiter — Belege (Eingangsrechnungen/Ausgaben mit KI-Scan), Einnahmen (dieselbe Rechnungsverwaltung wie im eigenständigen Modul „Rechnungen“) und Einstellungen (Steuerprofil + BMD-Exportprofile für Österreich).
- Du bist angemeldet und deine Organisation hat das Modul „Buchhaltung“ aktiviert.
- Für das Steuerprofil und BMD-Exportprofile in den Einstellungen brauchst du die Rolle Owner oder Admin — andere Rollen sehen das Profil nur lesend.
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Belege hochladen und automatisch scannen lassen
Sobald du im Upload-Dialog eine Datei (PDF oder Bild) auswählst, startet sofort ein KI-Scan im Hintergrund, der Datum, Betrag und Händler direkt in die Formularfelder einträgt — du musst nichts manuell abtippen, kannst die Werte aber vor dem Speichern korrigieren. Ein Beleg mit erfolgreichem Scan bekommt in der Liste ein lila „KI“-Badge mit Tooltip-Hinweis (Pflicht-Disclaimer für KI-Funktionen).
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Duplikat-Erkennung beim Hochladen
Erkennt das System einen bereits vorhandenen Beleg mit demselben Datum, erscheint statt eines Fehlers ein gelber Hinweis mit dem Datum des Duplikats — du entscheidest per Button, ob trotzdem hochgeladen oder abgebrochen wird.
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Belege filtern und einem Projekt zuordnen
Das Filter-Icon öffnet ein Popover für Zeitraum, Status (Hochgeladen, Fehlgeschlagen, Archiviert) und Projekt. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht, in der sich Name, Datum, Betrag, Händler, Projekt und ein Review-Status (Neu, Zu prüfen, Geprüft) nachträglich anpassen lassen.
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Einnahmen — dieselbe Rechnungsverwaltung wie im Modul „Rechnungen“
Der Reiter „Einnahmen“ zeigt exakt dieselbe Oberfläche wie das eigenständige Modul „Rechnungen“ (Filter-Reiter, Kacheln, Vorlagen, Produktkatalog, Versand) — siehe den eigenen Artikel zu „Rechnungen“ für Details. Beide greifen auf dieselben Daten zu, es sind keine getrennten Rechnungsbestände.
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Einstellungen: Steuerprofil
Im Reiter „Einstellungen“ pflegst du Rechtsraum (Land), Steuernummer/UID, Steuerregime (z. B. Kleinunternehmer), Zeitzone, Start des Geschäftsjahres (Monat) und ein Standard-Präfix für Rechnungsnummern. Ohne Owner/Admin-Rolle ist das Formular nur lesbar, ein Hinweistext macht das deutlich.
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Einstellungen: BMD-Exportprofile (Österreich)
Weiter unten verwaltest du BMD-Exportprofile (Buchhaltungssoftware BMD NTCS) — ein Profil pro Kanzlei- oder Mandanten-Mapping mit Name, JSON-Mapping und einem Standard-Schalter. Jede Änderung an einem bestehenden Profil erzeugt eine neue, versionierte Revision statt das Mapping zu überschreiben; ältere Zuordnungen bleiben nachvollziehbar erhalten.
Der KI-Scan ist eine Momentaufnahme, keine Buchung
Der Scan befüllt nur das Upload-Formular; erst nach dem Speichern existiert der Beleg wirklich. Schlägt der Scan fehl, lässt sich der Beleg trotzdem ganz normal manuell ausfüllen und hochladen (Feld „Scan übersprungen“ im Hintergrund).
Einnahmen-Reiter und Modul „Rechnungen“ sind eine einzige Datenquelle
Eine hier erstellte oder bearbeitete Rechnung erscheint identisch im separaten Rechnungen-Modul und umgekehrt — es handelt sich um dieselbe eingebettete Oberfläche, nicht um zwei parallele Systeme.
BMD-Revisionen überschreiben nichts
„Revision erstellen“ auf einem bestehenden Profil legt eine neue Version an; die vorherige Zuordnung bleibt im Hintergrund erhalten, statt gelöscht zu werden.
Steuerprofil und Exportprofile sind Owner/Admin vorbehalten
Reguläre Mitglieder sehen im Einstellungen-Reiter nur die aktuellen Werte, können aber weder das Steuerprofil noch BMD-Profile speichern oder anlegen.
Weitere Artikel folgen in Kürze.